Automatisera administrativa uppgifter utan att byta system

De flesta mindre företag har inget administrativt problem de kan peka på. Det finns ingen enskild process som är trasig och ingen självklar orsak, bara en vecka som känns fullare än den borde och en känsla av att samma arbete hela tiden kommer tillbaka.

Det är just därför den här sortens arbete blir så dyrt. Det är aldrig tillräckligt dramatiskt för att någon ska ta tag i det en fredagseftermiddag, så det blir kvar.

Kort sagt

Upprepat administrativt arbete visar sig sällan som ett stort problem. Det gömmer sig i små överlämningar mellan människor och system.

Det mesta går att ta bort genom att koppla ihop verktygen ni redan betalar för, innan ni köper något nytt.

Börja med en uppgift som ni gör varje vecka och räkna hur många händer den passerar.

Arbetet som ingen räknar

En order kommer in via mejl. Någon läser den, skriver in den i faktureringssystemet och skriver sedan in samma uppgifter i ett kalkylark som lagret också uppdaterar för hand. En kunds adress ändras på ett ställe men inte på de två andra. En leverantörsfaktura stäms av mot en följesedel med ögonen.

Inget av det är svårt. Allt är upprepat arbete, gjort av kunniga människor som anställdes för att göra något annat. Och eftersom kostnaden sprids ut över många små moment hamnar den sällan på någons prioriteringslista.

När vi börjar arbeta med ett företag är det här arbetet vi letar efter först. Inte uppgifterna folk klagar på, utan de som de har slutat lägga märke till.

Ett snabbt sätt att räkna på det

Ta en uppgift. Uppskatta hur många minuter den tar, hur ofta den görs och hur många personer som är inblandade, och multiplicera. Ni får en ungefärlig siffra per vecka, och den brukar vara större än man tror.

Den exakta siffran spelar mindre roll än mönstret. En uppgift som tar tio minuter och görs fyrtio gånger i veckan kostar betydligt mer än en som tar en timme och görs två gånger. Det är frekvensen som äter timmarna.

Ställ sedan den mer användbara frågan: vad skulle de timmarna kunna användas till i stället?

Fem tecken på att arbetsflödet är flaskhalsen

Känner ni igen två eller tre av de här ligger problemet troligen i processen och inte hos människorna.

• Samma uppgift skrivs in två gånger – samma kundnamn, referensnummer eller leveransadress skrivs in i mer än ett system. Varje dubbelregistrering är en chans för posterna att skilja sig åt, och någon måste reda ut vilken version som stämmer innan något kan gå vidare.
• En person fungerar som integration – att kopiera uppgifter mellan två system är egentligen ingen process. Det är en person som gör det jobb en koppling borde göra. Det fungerar, tills personen är på semester, upptagen eller har gått vidare till en annan roll.
• Godkännanden ligger i en inkorg – en förfrågan skickas och blir sedan liggande. Ingen vet om den har setts. Någon skickar en påminnelse, och påminnelsen blir i tysthet själva processen.
• Rapportering betyder att bygga om förra månadens kalkylark – om månadens siffror måste sättas ihop för hand från flera exporter är rapporten inaktuell när den är klar, och den som bygger den hinner inget annat den dagen.
• Beställningar kommer in som fritext – förfrågningar kommer som mejl, meddelanden eller anteckningar i det format avsändaren föredrar. Någon tolkar varje beställning och skriver in den i systemet igen, så verksamheten blir beroende av en persons tolkning av en mening.

Vad automatisering rimligen kan ta hand om

Automatisering fungerar mycket bra för arbete som är upprepat, regelstyrt och tydligt avgränsat: att flytta uppgifter från ett system till ett annat, skicka en avisering när något ändras, ta fram ett dokument från uppgifter som redan finns, skicka en förfrågan till rätt person, stämma av en lista mot en annan eller skriva ett första utkast till ett svar som ni har gett många gånger förut.

Den fungerar inte för omdöme. Rabatter som bygger på en lång relation. Ett undantag som ingen har skrivit ner. En leverantör som behöver ett samtal snarare än ett mejl. Det stannar hos människor, och det ska det göra.

Det ger ett praktiskt sätt att dela upp arbetet: om ni kan skriva ner uppgiften som en regel kan den troligen sköta sig själv. Om regeln bara finns i någons huvud behövs den personen fortfarande.

Koppla ihop först: få verktygen ni redan har att prata med varandra

Det vanligaste svaret på ett administrativt problem är inte ett nytt system. Det är en koppling mellan de system som redan används.

Webbutiken och lagret. CRM-systemet och bokföringen. Tidrapporteringen och lönen. Formuläret och projektverktyget. För de flesta sådana par finns det ett pålitligt sätt att föra över uppgifter automatiskt, så att en uppgift skrivs in en gång och sedan används överallt.

Börja med paret där samma uppgifter redan skrivs in två gånger. Där är vinsten lättast att visa.

Det här är oftast den billigaste och snabbaste förbättringen, eftersom ingen behöver lära om. Teamet behåller verktygen de känner. Det som ändras är att de slutar vara kopplingen mellan dem. Där det inte finns någon färdig koppling bygger vi en.

När skräddarsydd programvara passar bättre än ännu ett standardverktyg

Standardprogramvara är rätt val när er process stämmer med verktyget. Den är väl beprövad, den har support och någon annan underhåller den.

Skräddarsydd programvara blir mer rimlig i fyra lägen:

• Arbetssättet är en del av erbjudandet – sättet ni arbetar på är en del av varför kunderna väljer er, och verktyget tvingar er att arbeta annorlunda.
• Licenser och ändå handarbete – ni betalar för licenser och gör ändå en stor del av arbetet för hand.
• Tillägg och exporter håller ihop allt – verksamheten hänger ihop tack vare tillägg, exporter och provisoriska lösningar.
• Inget verktyg passar – inget befintligt verktyg täcker er process utan att något viktigt försvinner.

Skräddarsytt behöver inte betyda stort. Ett litet internt verktyg som tar bort en veckouppgift från tre personer är ett bra projekt.

Så väljer ni ett rimligt första projekt

• Välj uppgiften – den som teamet gör varje vecka.
• Räkna händerna – hur många personer passerar den?
• Laga överlämningen – innan ni köper ett verktyg.
• Bestäm vad klart betyder – och skriv ner det med vanliga ord.
• Börja smalt – följ upp resultatet efter en månad och bygg sedan vidare.

Det är i den ordningen vi arbetar. Vi letar efter glappen mellan människor, processer och system som inte pratar med varandra, och utformar och bygger sedan den programvara, automatisering, AI-lösning eller integration som stänger dem. Allt byggs efter hur er verksamhet fungerar.

Det vi mäter är mindre manuellt arbete, lägre driftskostnader, system som hänger ihop och mer tid för det arbete som får verksamheten att växa.

Nästa steg

Känner ni igen två eller tre av tecknen ovan är ett samtal om en enda process ett bra nästa steg, inte ett stort förändringsprojekt. Berätta vilken uppgift ni gör oftast, så tittar vi tillsammans på om den är värd att automatisera.